パワーポイントで資料を作成するコツ【外資コンサルで使われている基本を解説】

今回のケース

会議に向けて、パワーポイントで資料を作成してちょーだい！

しょ、承知しました。。(パワポ苦手や。。)

パワーポイントの基本操作は分かっていて、何回か使用したことはある

でも、「相手に伝わる資料」が作れているかは自信がない。。

本記事では、こうした方々に対してパワーポイントで資料を作成するコツを解説します。

さて、パワーポイントで資料を作成するコツとして、ポイントは「すぐにパワーポイントを編集しないこと」です。

つまり、パワーポイントを編集する前にやるべきことがあるということですね。

「パワーポイントを編集する前にやるべきことってなに？」と思われるかもしれませんので、本記事で解説しますね。

これを意識するだけで資料のレベルがぐーっと上がりますよ^ ^

■本記事の内容

■本記事の信頼性

この記事を書いている私は、外資系コンサルティング会社で毎日資料を作成しまくっていました。

とはいえ、社会人になったばかりの頃はとにかく上司に資料作成について指摘され、泣きそうになりながら毎日毎日資料を修正していました。

そこでなんとか改善しようと外資系コンサル会社の社内資料を読み漁り、「どの資料もこれを意識している！」と気づいたことを実践した結果、

上司からも資料作成が上手いと褒められるようになりました。

この記事ではそのコツを解説していきますので、ご参考にしてもらえると嬉しいです^ ^

パワーポイントで資料を作成するコツ【前提編】

 パワーポイントで資料を作る目的は？

「Wordではなくパワーポイントで資料を作成するのはなぜ？」「そもそも資料を作成する理由はなぜ？」

さてこの質問に答えられるでしょうか？

資料を作る目的は様々ですが、少なくとも「パワーポイントを用いたその資料によって、相手を納得させたい(行動させたい)」という点はありますよね。

そこで今回は「相手を納得(＆行動)させるパワーポイントの資料を作りたい」という前提で、ご説明させていただきますね。

どんな流れで資料を作るべき？

パワーポイントで資料を作成するときに取り組む順番は↓です。

1. 主張したいことを整理する　※ここではパワーポイントは使わない
2. どんな順番で説明したら伝わるか考えてみる(＝資料の全体構成を考える)
3. 各スライドを細かく作成していく(=1つ1つのページを考える)

パワーポイントで資料を作成するとなると、どうしても細かいデザインから始めたり、すぐにパワーポイントを開いて編集し始める人が居ますが、それは完全にNGです。

相手に伝わるかどうかは、見た目(＝デザイン)も大事ですが、それ以上に「どの順番で伝えるか」がとても重要です。

 STEP１：主張したいことを整理する【ここではパワーポイントは使わない】

みなさんには、資料を使って何を主張することが求められているでしょう？

コンサルティング会社ではこれを「問いの設定」と言います。

 その主張に対する答えはなんでしょう？

先ほど設定した「問い」に対する答えはなんでしょう？

その問いに対する答えを端的に言い表してみましょう。

問いに対する「答え」の「理由」を整理しよう

問いに対する答えの理由を整理してみましょう。なお理由は3つくらい準備しておけるといいですね

上記のようなイメージで主張したいことを整理します。

STEP２： パワーポイントで資料を作成するコツ【資料の全体構成を考える】

 相手を納得させる主張をするには、この構造を意識する

「結論は正しいものである」ということを支える主張と根拠がそれぞれ3つずつある構造ですね。

ビジネスシーンでは何かの主張や理由を述べる際、だいたい3つくらい用意しておくと相手の納得感を高めることができます。

※とはいえ、4つとか用意すると「ちょっと多いな」「聞くのが疲れるな」と思われてしまうので注意です。

全体から説明し、その上で部分の説明をする

※上記の画像の番号はスライドの順番と考えて頂いてOKです。

先ほどの構造で整理したら、次は伝える順番の整理です。

ビジネスシーンでは結論から述べることが求められますので、表紙や目次のあとは結論を述べましょう。

その上で、それを支える主張と根拠を3つずつ示してあげて、

最後に「以上3つのことから、結論は・・・」と再度結論を示すと丁寧で締まりも良くなります。

聞き手は誰か？レベルに合わせた資料を作る

パワーポイントで資料を作成する際には、その資料を見る人のレベルに合わせ、資料内で使う言葉のレベルや、補足説明の量に注意しましょう。

例えば新入社員向けなら、言葉は簡単なものにして、丁寧に説明してあげましょう。

一方で社内の上司や役員向けなら、社内用語を使いつつ、端的に説明してあげましょう。

STEP３：パワーポイントで資料を作成するコツ【デザイン編】

オススメの基本構成【外資系コンサル式】

各スライドでは、「1スライド1メッセージ」を意識しましょう。

そのスライドで最も伝えたいことを一文で記載した上で、その内容を裏付けるデータや、補足説明の情報を図などを用いて記載してあげるイメージです。

なお、スライドを作る際には下記のように、「読む人の目線が左上から右下に流れる」ように作りましょう。

理由としては、人間は何かを見る際、無意識に目線が左上から右下に動くように見るからですね。

無意識の動きに合わせて上げることで、読む人のストレスが減ります^ ^

全ページを通して使用する色は3色までにする

パワーポイントで資料を作成する際は、全ページを通して使う色は3色までにしましょう。

何色も使ってしまうと読み手が疲れてしまうのと、どこが重要か分かりにくくなってしまうからですね。

なお、その他のコツは見やすい資料のデザイン図鑑が参考になりすぎました。

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パワーポイントで資料を作成するコツ【まとめ】

さて、例を用いながら説明してきましたが、まとめるとパワーポイントで資料を作成するコツは下記となります。